Tips Produktivitas: Optimalkan Waktu Kerja Anda di Kantor (Bagian I)

Lembur untuk menyelesaikan suatu proyek dengan deadline yang singkat sah-sah saja untuk dilakukan. Toh, Anda akan melakukannya sekali-sekali saja. Namun demikian, kalau Anda lembur hampir setia minggu atau bahkan setiap hari untuk mengerjakan suatu pekerjaan yang rutin, tampaknya ada yang salah dengan pekerjaan atau mungkin cara Anda bekerja.

Sebelum menyalahkan atasan ataupun rekan kerja untuk pekerjaan yang menumpuk, tidak ada salahnya kalau mengevaluasi dulu cara Anda bekerja. Apakah Anda sudah cukup efisien dalam menyelesaikan pekerjaan?

Rencanakan

Luangkan waktu beberapa menit sebelum mulai bekerja untuk merencanakan hal-hal apa yang akan Anda kerjakan/selesaikan hari ini. Tuliskan dalam selembar kertas rencana Anda. Saya pribadi lebih suka menggunakan sticky notes seperti post-it agar dapat ditempelkan ke dinding kubikel. Catatan ini sekaligus juga sebagai sebuah checklist untuk apa yang sudah Anda selesaikan hari ini dan sekaligus untuk membantu Anda membuat rencana keesokan harinya. Kalau Anda bingung mau mengerjakan apa hari ini, maka hal yang paling mudah untuk ditulis dalam rencana hari ini adalah: melanjutkan pekerjaan yang belum rampung pada hari sebelumnya.

Prioritas

Pada catatan yang Anda buat, tandai pekerjaan yang harus diprioritaskan. Hal ini mencegah Anda hanya mengerjakan pekerjaan yang tidak urgen (bisa ditunda) sementara ada pekerjaan lain yang seharusnya didahulukan. Biasanya atasan Anda akan menjelaskan mana pekerjaan yang dapat ditunda dan mana yang harus didahulukan. Kalau toh tidak ada yang urgent (atau semua urgent) prioritaskan pekerjaan yang apabila tidak segera diselesaikan maka akan ada orang yang idle alias tidak dapat melanjutkan pekerjaan karena menunggu hasil pekerjaan Anda. Biasanya ini adalah sebuah pekerjaan yang dikerjakan oleh beberapa orang/tim dan pada saat ini prosesnya sedang dikerjakan oleh Anda/tim Anda. Sebaiknya, Anda membatasi hanya 2-3 pekerjaan saja yang harus diprioritaskan. Daftar prioritas Anda tidak akan terlalu bermanfaat apabila semuanya anda tandai urgent.

Meja yang Rapi

Letakkan hanya materi yang relevan di atas meja kerja Anda. Berapa banyak waktu yang terbuang karena Anda tergoda untuk membaca atau bahkan menindaklanjuti dokumen yang tidak relevan dengan prioritas Anda saat ini? Letakkan gelas minum dan makanan di meja lain. Air yang tumpah atau makanan yang berceceran dapat merusak dokumen Anda dan mengakibatkan Anda harus mencetaknya lagi (atau bahkan minta persetujuan lagi). Berapa banyak waktu yang terbuang?

Tutup Window yang Tidak Perlu

Berapa banyak dokumen yang Anda buka di komputer saat ini? Apakah semuanya memang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang dikerjakan saat ini? Tutuplah dokumen yang sudah tidak Anda perlukan dan batasi hanya 1-2 dokumen referensi saja yang dibuka di samping lembar kerja utama Anda. Sangat sering saya jumpai orang yang membuka banyak dokumen dan halaman Internet pada saat yang bersamaan dan sangat kebingungan mencari di window mana lembar kerja utama yang sedang dikerjakan. Selain itu alih-alih menyelesaikan lembar kerja, orang tersebut malah tergoda untuk membaca dokumen lain maupun halaman Internet yang tidak relevan.

Jadwalkan Membaca/Menjawab Email

Apakah Anda langsung menerima notifikasi untuk setiap email yang masuk? Apakah Anda langsung membaca setiap email yang masuk begitu Anda menerima notifikasi? Jika ya, dapat dimengerti kalau Anda harus selalu lembur untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Bagaimana Anda dapat menyelesaikan pekerjaan utama Anda apabila setiap beberapa saat konsentrasi Anda terpecah oleh email yang masuk? Belum lagi, kalau Anda tergoda langsung merespon email tersebut, hampir pasti semua rencana dan prioritas Anda akan sia-sia! Saya pribadi membatasi diri hanya membaca dan menjawab email 5-6 kali sehari dengan waktu sekitar 15-20 menit saja (max 2 jam per hari dari total 8 jam kerja: 25%). Saya akan mulai membaca mail pada pagi hari sesudah membuat rencana dan prioritas (bisa juga dibalik apabila rencana dan prioritas Anda sangat dipengaruhi email). Selanjutnya pada jam 9, sebelum/sesudah makan siang, jam 2 atau 3 sore, dan 30 menit sebelum pulang. Anda dapat membuat jadwal sendiri sesuai dengan karakteristik pekerjaan Anda.

Jangan Langsung Membalas Email.......

(bersambung pada artikel berikutnya)

sumber:
- Readers Digest Indonesia, edisi April 2013
- Pengalaman Pribadi

Postingan Terbaru