Tips Produktivitas: Optimalkan Waktu Kerja Anda di Kantor (Bagian II)

Tulisan ini adalah sambungan artikel: "Optimalkan Waktu Kerja Anda di Kantor (Bagian I)".

Jangan Langsung Membalas Email

Tidak semua email wajib Anda balas pada saat itu juga. Balaslah secara langsung email yang dapat dibalas dalam waktu kurang dari satu menit. Kalau Anda perlu berpikir cukup lama atau harus membaca beberapa dokumen untuk membalas sebuah email, sisihkan dulu email tersebut. Saya pribadi memiliki kebiasaan untuk membagi email dalam tiga kategori yaitu: need my action, need  other action, just info. Kategori pertama adalah email yang harus saya balas secepatnya pada kesempatan berikutnya segera sesudah saya menyelesaikan pekerjaan utama saya. Kategori kedua adalah email yang tidak dapat saya balas pada saat ini karena saya masih menunggu orang lain menyelesaikan pekerjaannya. Kategori ketiga adalah email yang tidak wajib saya tanggapi karena sifatnya hanya informasi saja (biasanya nama saya diletakkan di bagian cc dan bukan to). Khusus untuk kategori kedua, agar rekan Anda tidak bertanya-tanya, balaslah email itu secara singkat; jelaskan bahwa Anda masih belum dapat meresponnya karena masih menunggu seseorang menyelesaikan pekerjaanya. 

Email yang Efektif

Berapa banyak email dari Anda yang tidak ditanggapi? Berapa email balasan dari rekan kerja yang tidak nyambung? Berapa kali Anda harus mengklarifikasi pernyataan/pertanyaan Anda dalam sebuah email? Apabila jawabannya adalah sering, jangan terburu-buru menyalahkan rekan kerja Anda. Bisa jadi, email yang dikirim tidak terlalu jelas maksudnya sehingga rekan kerja Anda mungkin enggan membalas email karena tidak mengerti maksudnya dan terlalu sibuk untuk mengklarifikasikan maksudnya. Email balasan yang tidak nyambung mungkin disebabkan karena kesalahan interpretasi terhadap maksud Anda; akibat email yang tidak terlalu jelas. Gunakanlah judul yang jelas dan mencerminkan respon yang diinginkan. Apabila ingin rekan Anda mengerjakan sesuatu, maka gunakan label "ACTION Required:" sebelum judulnya. Kalau Anda meminta persetujuan dari atasan, gunakan  label "APPROVE: atau NEED APPROVAL:" dll. Isi email pun tidak kalah pentingnya. Utarakan terlebih dulu respon yang Anda inginkan. Selanjutnya, Anda dapat menjelaskan secara singkat latar belakangnya. Di bagian akhir, utarakan sekali lagi respon yang Anda inginkan untuk mempertegas keinginan Anda. Usahakan email yang ditulis tidak panjang agar email Anda pasti dibaca. Sebagian besar orang langsung menutup email yang panjang, tanpa membacanya. Tentunya ini bukan perilaku yang baik; tetapi email Anda yang tidak efektif berkontribusi pada timbulnya perilaku tersebut.

Gunakan Telepon

Berapa banyak email yang Anda kirimkan/terima untuk satu topik (thread email) yang sama? Apakah isi setiap email memang harus ditulis dalam sebuah email?  Ataukah isinya lebih menyerupai tanya jawab pendek yang sebetulnya lebih tepat disampaikan melalui telepon?  Kalau setiap email memerlukan waktu 2-3 jam untuk memperoleh balasan, maka 10 buah email untuk sebuah topik akan memerlukan waktu 2-3 hari sampai diperoleh kesimpulan akhir. Andaikata Anda langsung menelpon, mungkin kesimpulannya dapat diperoleh dalam waktu kurang dari 15 menit saja dan Anda tetap dapat meringkas seluruh pembicaran lewat telepon dalam sebuah email. Saya biasanya akan mengawali email semacam itu dengan kalimat "Seperti kita diskusikan di telpon hari ini.... bla bla bla".

Batasi Penggunaan Messenger

Messenger adalah berkah dari kemajuan teknologi Internet yang sangat pesat. Terdapat sejumlah produk messenger yang tersedia saat ini, seperti Yahoo Messenger, Google Talk, MSN, Skype, dll. Dengan adanya messenger diharapkan Anda dapat berkolaborasi dengan rekan kerja baik di dalam maupun di luar perusahaan secara lebih efisien  sehingga ada banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang cepat. Walaupun begitu, berkah tersebut dengan cepat akan menjadi masalah dalam produktivitas kerja apabila tidak ditunjang dengan disiplin dalam penggunaan tools ini dengan tepat. Alih-alih digunakan untuk meningkatkan produktivitas, messenger banyak digunakan untuk bergosip sesama karyawan. Bergosip dengan messenger akan lebih aman karena tidak akan terdengar oleh atasan maupun rekan kerja. Beberapa karyawan bahkan membentuk grup-grup khusus untuk bergosip dengan beberapa rekan kerja sekaligus! Apabila Anda tidak mau diganggu dengan ajakan bergosip oleh rekan kerja Anda, ubah status Anda menjadi busy atau do not disturb; apabila Anda tidak ingin diganggu oleh obrolan yang dapat mengganggu misi Anda menyelesaikan pekerjaan utama Anda. Beberapa rekan saya terkadang lebih memilih status away padahal yang bersangkutan sebetulnya ada di meja. Berhati-hatilah apabila menggunakan status berpura-pura away, karena salah-salah Anda akan dicap sebagai karyawan yang sering mangkir.

Gangguan dari Handphone

Seberapa sering Anda memeriksa pesan masuk, melalui SMS, WhatsApp, BBM, WeChat, dll. Apakah pesan-pesan itu penting untuk Anda baca saat ini juga? Apakah pesan itu berisi informasi penting yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda? Apakah pesan itu berisi informasi darurat dari rekan kerja atau anggota keluarga Anda? Ataukah pesan tersebut hanya berisi gosip rekan-rekan kuliah atau rekan-rekan arisan Anda? Saya pribadi punya kebiasaan untuk me-mute grup-grup yang tidak terlalu penting untuk pekerjaan atau grup yang terlalu aktif. Dengan demikian, saya tidak akan diganggu dengan notifikasi setiap kali ada pesan baru masuk. Saya hanya memeriksa diskusi dalam grup tersebut pada jam makan siang atau dalam perjalanan menuju/pulang kantor. Dengan me-mute grup yang tidak terlalu penting; maka Anda tetap dapat menerima pesan-pesan penting yang berasal dari rekan maupun pesan darurat dari anggota keluarga.

Batasi Penggunaan Internet....

(bersambung pada artikel berikutnya)

sumber:
1. Readers Digest Indonesia, edisi April 2013
2. Pengalaman Pribadi

Postingan Terbaru