Monday, 25 January 2016

Tips Produktivitas: Optimalkan Waktu Kerja Anda di Kantor (Bagian III)

loading...
loading...

Batasi Penggunaan Internet
Apabila digunakan dengan tepat, Internet dapat menunjang produktivitas kerja Anda. Internet menyediakan akses ke informasi yang berguna untuk membantu menyelesaikan pekerjaan Anda. Internet memungkinkan Anda berkolaborasi dengan rekan kerja Anda di seluruh penjuru dunia. Sayangnya, tidak semua karyawan menggunakan Internet untuk tujuan tersebut. Alih-alih menggunakanya untuk mencari informasi atau berkolaborasi, Internet lebih banyak digunakan untuk membuka media sosial, bergosip, mengupdate status, dll. Tidak ada yang salah dengan aktivitas tersebut apabila dilakukan di waktu yang tepat, misalnya pada jam istirahat siang atau sesudah jam kerja. Apabila Anda tidak membatasi kunjungan ke situs media sosial selama jam kerja, niscaya pekerjaan yang tidak terselesaikan kian menumpuk dan Anda akan merasa stress. Alih-alih mencari akar permasalah stress, Anda justru menganggap membuka situs media sosial sebagai sarana untuk melepas stress! Semua ini akan tampak sebagai lingkaran setan.  Bijaksanalah dalam mengatur waktu untuk mengakses Internet, niscaya Anda akan punya lebih banyak waktu untuk tatap muka langsung dengan keluarga maupun rekan-rekan Anda, ketimbang hanya bertukar sapa lewat media sosial; karena Anda dapat pulang ke rumah tepat waktu tanpa harus lembur.

Hentikan Kebiasaan Multitasking
Multitasking adalah istilah yang lazim digunakan di dunia komputer. Ketika Microsoft Windows diperkenalkan untuk pertamakalinya, Sistem Operasi ini digadang-gadang memiliki kemampuan Multitasking yang memungkinkan beberapa program berjalan secara bersamaan. Hal ini dilakukan dengan cara mengalokasikan otak komputer (CPU) secara bergantian pada seluruh program yang sedang dijalankan. Karena CPU komputer berpindah dari program yang satu ke program yang lain dengan kecepatan sangat tinggi; kita akan merasakan efek multitasking. Hal ini sesungguhnya untuk mencontoh perilaku manusia yang diipercaya dapat mengerjakan beberapa pekerjaan secara sekaligus (Sistem Operasi yang populer pada saat itu, DOS, hanya dapat melakukan satu pekerjaan dalam satu saat). Dalam kasus ini, komputer lebih unggul dari manusia karena tidak mengalami kebingungan atau hilang fokus ketika berpindah dari konteks satu ke konteks lainnya. Otak manusia tidak dapat berpindah konteks secepat itu. Perlu beberapa saat bagi manusia untuk bisa fokus pada apa yang dikerjakan, sehingga apabila kita terlalu menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan; niscaya kecepatan Anda akan melambat dan mungkin akan ada banyak kesalahan dalam hasil kerja Anda. Hentikan atau setidaknya batasi upaya multitasking pada hanya 2-3 pekerjaan pada saat yang sama.

Musik
Beberapa orang berpendapat bahwa musik dapat membantu mereka untuk menyelesaikan pekerjaan; sementara orang lain berpendapat bahwa musik justru mengganggu. Kedua pendapat itu ada benarnya karena hal ini tergantung pada jenis musik apa yang Anda dengarkan. Konon musik instrumental yang tenang yang diputar secara sayup-sayup (tidak terlalu keras/menonjol) dapat meningkatkan konsentrasi. Silakan bereksperimen sendiri untuk menemukan jenis musik yang dapat menunjang produktivitas Anda. Gunakan earphone/headphone agar rekan kerja Anda tidak terganggu dan jangan putar terlalu keras karena Anda tidak akan dapat mendengar apabila atasan atau rekan kerja Anda memanggil dari kubikel sebelah.



Berkomunikasi dengan Efektif
Seperti halnya berkirim email, cobalah untuk mengkaji efektivitas komunikasi verbal Anda. Apakah rekan Anda dapat memahami dengan mudah penjelasan Anda? Apakah sering rekan Anda salah menginterpretasikan penjelasan Anda? Apakah cara berbicara Anda jelas, lugas, dan dapat mempengaruhi orang untuk bertindak sesuai keinginan Anda? Jangan terburu-buru memvonis bahwa rekan kerja Anda "bolot" karena mungkin cara komunikasi Anda terlampau berbelit-belit dan tidak efektif. Komunikasi yang tidak efektif akan sangat menyita waktu dan dapat menyebabkan konflik antar karyawan. Di lain pihak, komunikasi yang efektif dapat membuat Anda "menggerakkan" (secara positif) orang lain untuk berkontribusi dalam penyelesaian pekerjaan Anda. Ada banyak buku dan training yang mengajarkan cara berkomunikasi yang efektif, luangkan waktu untuk mempelajarinya karena hal ini akan menjadi investasi yang berharga untuk menunjang pekerjaan Anda. 

Batasi Meeting
Aduuh... hari ini jadwal saya penuh dengan meeting; saya tidak sempat bekerja. Seberapa sering Anda mengeluh seperti ini atau mendengar keluhan semacam ini? Salah seorang rekan kerja Saya bahkan memberikan title "meeting engineer" untuk rekan-rekan yang selalu mengeluh karena harus berpindah dari meeting satu ke meeting yang lain dan tidak sempat mengerjakan pekerjaan utamanya. Tidak ada yang salah dengan meeting asalkan kehadiran Anda memang diperlukan dalam meeting tersebut dan bukan hanya sebagai pendengar pasif yang hanya mengucap salam di awal dan mengucap terima kasih sesaat sebelum meninggalkan ruang meeting. Batasi meeting setiap hari tidak lebih dari dua kali. Cobalah untuk mengedukasi rekan kerja untuk hanya mengadakan meeting yang benar-benar perlu dan hanya mengundang orang yang essensial untuk hadir dalam meeting. Berapa besar kerugian perusahaan akibat meeting yang tidak jelas juntrungannya?

Kolaborasi secara Online 
Lagi-lagi inilah berkah kemajuan teknologi Internet. Dengan online collaboration (termasuk di dalamnya online meeting), Anda tidak perlu berpayah-payah pergi ke kantor partner/klien untuk mempresentasikan produk. Seberapa banyak waktu yang dibuang di perjalanan akibat kemacetan? Berapa banyak karbon yang dibakar oleh kendaraan Anda untuk meeting yang hanya berlangsung satu jam. Gunakan feature video conference apabila memungkinkan untuk memberi efek tatap muka. Beberapa orang merasa tidak nyaman dengan online meeting karena merasa tidak menghargai/dihargai. Kalau Anda merasa seperti itu, gunakanlah online meeting untuk meeting lanjutan yang singkat. Meeting pertama dan meeting membahas hal yang penting dan memakan waktu lama; sebaiknya tetap dilakukan dengan tatap muka secara langsung.
Cobalah untuk mempraktikan beberapa tips di atas (tidak perlu seluruhnya) dalam 1-2 minggu; lalu evaluasilah diri Anda sendiri. Apakah Anda merasa semakin produktif? Berapa banyak pekerjaan yang kini dapat Anda selesaikan setelah mempraktikkan beberapa tips tersebut? Mudah-mudahan Anda dapat mulai mengurangi lembur dan menambah porsi waktu untuk keluarga atau rekan-rekan di luar kantor. Ingat.. ada kehidupan lain di luar kantor. 

Sekian.
Sumber:
- Readers Digest Indonesia, edisi April 2013.
- Pengalaman pribadi.
loading...
loading...

No comments:

Post a Comment